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西安外事学院档案馆简介
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我校档案工作是伴随着学校的诞生和发展逐步完善的。建校初期,档案由各处室相关单位分别管理和保存。随着办学规模的扩大和学校管理的规范化、科学化,20028月学校成立了综合档案室,隶属院长办公室,开始对全校各类档案进行收集和整理。2003年综合档案室升格为档案馆,独立建制,配备了专职管理人员、办公用房及必要的设施设备。
   目前我们有专职档案管理员4名,兼职档案管理员30名,下设综合档案室、学生档案室。对学校各种门类、载体的档案实行了集中统一管理,馆藏包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、财会、仪器设备、出版物、外事十大类以及实物等。办公用房100M2,阅览室20,库房280 M2,柜、架 152件,计算机5台,馆内还配有复印机、传真机、打印机、空调、扫描仪、干粉灭火器等设施和设备。

截止2016年5月馆藏总计为23592件。其中,党群2246件、行政6991件、教学9144、基建3762件、外事361件、科研225件、出版类158、合同639件、照片150册、实物(奖杯奖牌、画框、证书等)449个,高职评估、本科评估、巡视诊断材料295盒。馆内学生档案共计55978份(在校生23657份、毕业生32321份),毕业生花名册177册,学生花名册43盒,记分册168盒,注册本206册,录取名册740册,学籍表、学位表2055册,往届毕业证书2350份。

 学校建立了较为完整的档案工作网络,学校档案工作由教学研究部罗相杰部长负责领导,图书馆馆长杨勇岩(副教授,工商管理硕士)直接负责,各部门、二级学院均有专门负责档案工作的分管领导和兼职档案管理员,形成了自上而下的档案管理网络。为了加强档案管理,先后制定了档案工作制度、档案业务规范和职责,在专、兼职档案人员的共同努力下,档案收集的齐全程度得到了大幅度的提高,馆藏内容日益丰富。我们利用南大之星软件系统,实现了各类档案的计算机输入,并能够快速检索和查询,为档案的利用工作提供了方便。为了实现档案信息化和数字化,我们将进一步完善电子档案的归档工作,逐步实现电子档案和纸质档案并存归档。

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