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西安外事学院档案借阅制度
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为了便于开发利用档案信息资源,更好地为学校各项工作服务,同时又确保档案的完整、安全,根据上级有关保密规定及本校《档案管理办法》,制定学校档案借阅制度。

一、本校保存的全部档案,主要供本校利用。本校各单位和全体教职工凭本单门证明及有效身份证件,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅和利用属于公开范围的档案。查阅利用档案,一般在档案阅览室查阅,不得随意带出。

二、如确因工作需要需摘录和复制档案,除持部门证明及本人有效证件外,还需认真填写“档案借阅登记表”;如需借阅档案原件,需填写“西安外事学院档案借阅审批表”经馆长签字后方可借阅。保密档案、珍贵档案一律不外借,只限在档案馆阅览室查阅。

三、外单位或个人,需要查阅本校档案时,应持单位正式介绍信和本人身份证,填写“西安外事学院档案借阅审批表”经馆长签字后方可查阅;如需借阅档案原件还需校长办公室或院领导审批后方可借阅。

四、档案借出后应如期归还,如不能按期归还,须及时向档案馆申明理由,可办理续借手续;在放寒、暑假前应归还所借档案,开学后重新办理借阅手续。

五、查阅、借阅档案的人员必须保守档案的秘密,保证档案的安全。利用档案期间不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换;不得擅自摘录、复制、拍照;不得私自转借他人;不得向无关人员透漏档案内容。

六、借阅和归还档案时,应严格履行档案借阅手续,档案人员与借阅者双方在收发时应仔细清点检查,核对无误后,方可登记或注销。

 

                                     西安外事学院档案馆

                                     二О一一年九月七日

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