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西安外事学院实物档案管理办法
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实物档案是我校师生在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的物品,它与纸质、声像等其它载体的档案一样,是学校广大师生辛勤劳动的结晶,是学校各项活动真实、直接的记录,是素质教育与历史研究的珍贵史料,也是展示学校形象的窗口之一。为了完整、准确、系统地保存好实物档案,特制定本办法。

    一、归档范围

(一)上级领导来校视察、指导工作的题词、签名手迹等;

(二)在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国外友人的题词、赠言及签名簿;

(三)国内外友人赠给我校的珍贵礼品、纪念品;

(四)学校、单位或个人获省市级以上奖励的奖状、证书、奖章、奖牌及奖杯等;

(五)兄弟单位或个人赠送给我校的反映重要活动的牌匾等纪念品;

(六)学校不同时期的证件和徽章。如:工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等;

(七)学校及各处级单位不同时期印章及历届校领导印章;

(八)学校师生科研、勤工俭学制作的各种获省、市级以上的实物模型;正式出版、发表的著作、期刊、报纸、论文等;

(九)其它具有保存价值的实物。

二、归档要求

实物档案的归档必须完整、准确、系统。各有关单位应及时向档案馆移交。

(一)凡属上级领导来校活动产生的实物档案由校长办会室负责收集,在形成后三个月内向校档案馆归档。归档时要附有说明词,包括:活动的主题、时间、地点、人物等;

(二)反映学校及校际间各项活动的实物档案,由各职能部门归口,在形成后半年内向校档案馆归档;

(三)反映学校外事活动的实物档案由承办部门归口,在形成后半年内向校档案馆归档;

(四)反映校领导和著名人物参加校内外重大公务活动的重要实物档案,随时向校档案馆移交。

三、实物档案的保管

(一)学校的实物档案,一律由校档案馆集中统一管理;

(二)实物档案由档案馆登记、编目保存。

四、实物档案分类

(一)实物档案的类目划分与标识

根据实物档案形成的特点与规律,按照我校实体分类法的要求,实物档案设二级类目。

1. 一级类目为实物,其标识符号为SW;

2. 二级类目按照实物档案反映的不同问题分类,其标识符号采用双位制:11、12、13、14、15。

具体为:

11综合材料:主要包括题词、赠言、签名簿、书画作品、校徽、工作证、毕业证、借书证、学生证、实物模型等;

12荣誉类:主要包括荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章等;

13纪念品、礼品:主要包括锦旗、赠匾、纪念章等;

14印章:学校不同时期印章、校领导印章及各处级单位印章;

15著作、期刊、报纸、招生简章、画册、宣传资料等。

(二)实物档案编号

实物档案的档号=年度号+分类号+案卷号

案卷号为二级类目的流水号;年度号为实物档案形成年度。

五、实物档案的开发利用

(一)校档案馆建立实物档案管理、开放利用制度,利用实物档案要严格审批手续,实物档案一般不外借。

(二)校档案馆根据需要,编制必要的检索工具,以便查找利用。

(三)为保证实物档案的完整、齐全,各单门、二级院(系)要积极协助档案馆做好收集工作,并按照要求及时归档。

 

                                 西安外事学院档案馆

                                  2004年2月15日

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