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西安外事学院声像载体档案归档管理办法
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声像载体档案(以下简称声像档案)是学校档案的重要组成部分,它直观、形象地记录了学校教学、科研、管理、对外交往等工作的历史状况,是一般文字档案所不能替代的,具有重要的历史和社会价值,是学校的宝贵财富。为了提高学校声像档案工作的质量和管理水平,有效地为学校工作服务,充分发挥声像档案在学校建设和发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规,特制定本办法。

    一、声像档案的归档范围

   凡反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料,均属声像档案。声像档案主要包括照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。

1. 归档的载体材料必须是在学校各项活动中形成的,或校外单位形成的与本校有关的,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值的凭证作用。

2. 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3. 归档的主要内容和重点:

归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。

归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

4. 不归档的文件材料:不能反映本校工作、活动的声像材料;音响、画面严重失真,内容残缺无使用价值的声像材料;重复声像材料。

二、声像档案的整理和归档

1. 电教中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门均为立卷单位,按照分工归口立卷;声像项目负责人、编导和其它制作人员,要按分工认真做好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移交全套案本。

2. 根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号。

3. 归档材料的整理

(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,发霉、受潮的,要及时冲淡、风干。

(2)根据声像载体材料的形成规律,按照其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅进行系统整理。

(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者),其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4. 根据学校声像档案形成特点,在声像档案形成数量大、利用率高的电教中心和宣传部设分室整理保管,业务上接受档案馆的监督、指导和检查。每年6月低以前,按要求向档案馆移交上一年所形成的声像档案目录。

三、声像档案编号

声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号

保管单位依不同载体而定,可以是卷、册、盒、盘,也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)依次编流水。年度号为声像档案形成的自然年度。

    四、声像档案的保管利用

1. 按照不同类型,不同规格声像载体分别编制的档号排架保管。要有专用的设备和必要的保护措施。

2. 照片、底片要定期进行检查,发现有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

3. 录像带、录音带、影片等,使用完毕后应及时倒带,并及时入盒,以防止污染。要定期检查,如发现断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

4. 母带(片)与复制带(片)保管方法一致,母带(片)必须专柜保管,并特别标明。

5. 档案保管部门应建立严格的借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限和相关手续等。若需借出、抄录、复制档案材料,要经有关领导批准。

6. 对需经常查阅、不涉及保密的档案材料要进行复制。

7. 母带(片)一般不外借,特殊情况必须按规定履行批准手续。

 

                               西安外事学院档案馆

                                 2004年2月15日

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