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西安外事学院会计档案管理办法
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第一条  为了加强学校会计档案管理,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)及其他相关规定,结合学校实际情况,特制定本办法。 

第二条  学校会计档案归口档案馆和财务处共同管理。财务处负责会计档案的整理、立卷、归档、保管(移交档案馆前)、查阅、协助销毁等项工作。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 

第三条  学校应保证会计档案管理必要的经费和设施(包括必要的存放地点、存放设施)。财务处内部需指定专人负责会计档案的日常管理,明确会计档案管理岗位的职责,建立健全会计档案的内部控制制度。 

第四条  学校会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是学校档案的重要组成部分,反映了学校财务管理、会计活动的全过程。必须遵循其自然形成的规律,保持其有机联系,保证完整、准确、系统。

第五条  会计档案具体包括

 (会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。 

 (会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。 

 (财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 

 (其他类:年度校内预、决算,银行存款余额调节表,银行对账单,会计科目和项目编码及使用说明,会计电算化处理授权登记或使用权限备案表,工资薪金发放清册,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。 

 (五)采用微机进行会计核算的除采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案,还应当保存打印出的纸质会计档案。

第六条  财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,健全各类账簿的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范。 

第七条  会计档案的装订 

 (一)所有会计档案必须装订成册。 

 (二)凭证由会计人员整理装订;账簿由记账人员负责整理装订;报表由主管会计负责装订;其他各类需归档的资料由经办人负责装订,并交会计档案管理员统一归档。 

 (三)会计每月根据记账凭证的数量定期(最长不得超过一个月)及时进行整理,装订成册,防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀,做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全,审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。 

 (四)对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称,注明所属会计年度,起止日期。内页按顺序逐一编号,封面须用钢笔或签字笔书写,禁止使用圆珠笔、铅笔,并加盖部门公章和财务负责人或会计主管人员的签章。 

 (五)对各类财务报告,应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章,财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。 

第八条  会计档案的保管 

 (一)会计档案保管人员必须建立备查簿,用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作,确保会计档案的安全和完整无缺。 

 (二)当年形成的会计档案,应在会计年度终了后60日内,交给财务处会计档案管理员。 

 (三)为方便会计档案的查阅和利用,会计档案在会计年度终了后暂由财务处保管1年。期满后的次年6月底前由会计档案管理员将应归档的会计档案编制移交清册一式二份经财务处负责人审核签字后,连同案卷集中向档案馆办理移交手续,经档案部门负责人签字后,双方各持一份。 

 (四)会计档案保管期限分为永久、定期两类(具体分类见附件),定期保管期限为3年、5年、15年、25年四类。会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 

第九条  会计档案的使用 

 (一)会计档案不得借出,如有特殊需要,经学校主管财务领导批准,办理登记手续后可以复制,校外单位查阅会计档案,须有正式介绍信。会计档案管理员应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

 (二)已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案,确需拆封重新整理的,报学校主管财务的领导批准后,由财务处派人监督办理;已移交给学校档案馆保管的会计档案,原则上应保持原卷宗的封装,个别需要拆封重新整理的,档案馆应当会同学校财务处和经办人员共同拆封整理。 

第十条  会计档案的销毁 

 (一)财务处应定期对会计档案进行清理和鉴定,对保管期满已无保存价值的会计档案会同档案馆提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

 (二)由档案馆和财务处的负责人、分管财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见。 

 (三)销毁会计档案时,应当由档案部门、财务部门共同监销。 

 (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章。 

第十一条  保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 

第十二条  预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用于本办法。

第十三条  本办法自公布之日起执行,由校财务处负责解释和修订。 

 

                                                                                                   2008年2月15日

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