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西安外事学院基本建设类档案归档工作细则
  审核人:

  

为规范我校基本建设类档案(以下简称基建档案)归档工作,保证基建文件材料能完整、准确、系统地归档,根据《高等学校档案工作规范》的要求,编制本细则。

    一、基建档案工作的基本原则

    1. 凡在基本建设管理和基本建设工程项目实际活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建类档案。

    2. 基建档案必须实行集中统一管理,以确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

3. 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

    二、基建档案归档范围的确定

    1. 确定的原则

(1)归档的基建管理和项目建设中形成的文件,必须对学院和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

    (2)归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

(3)归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

2. 归档的主要内容和重点

    (1)归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面,具体范围见附件。

    (2)归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3. 不归档的文件材料

(1)上级机关有关基建的普发性(非专指高校),不办的文件;

(2)正式施工前的草图,未定型图纸;

(3)重份文件和重份图纸;

(4)无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基建文件材料的部门立卷与归档流程

1. 基建文件材料的形成积累

(1) 学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应的专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、立卷工作。

(2) 基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

(3) 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分承包范围内的文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

(4) 基建项目由几个单位分别承包的,由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交院基建处汇总、整理。

(5) 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。

(6) 基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

    (7) 使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改必须填写变更通知单,并履行批准手续。

(8) 归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图象清晰。

(9)归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。

(10)工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制,整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。

    (11) 基建部门要定期检查、绘制学院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2. 基建文件材料的整理组卷

   (1) 基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,应立即着手进行该项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。  

    (2) 根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于参考的组卷原则,对基建文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

    (3) 文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

    (4) 拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

    (5) 基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

    (6) 无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件。以件为单位,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

    (7) 填写卷内目录和备考表。备考表中应注明基建项目申报时的名称与交付使用后的名称对照。

    (8) 确定保管期限。

    (9) 草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。

(10) 工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

    3. 归档验收

    (1) 基建项目在验收前,基建部门应通知档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收,并出具证明,否则不能组织工程竣工验收。

    (2) 学院档案馆应是工程验收小组成员,学院基建部门应与档案馆共同负责基建文件材料的验收工作。

    (3) 基建项目在验收后或项目决算审核后两个月内正式归档。档案馆对移交的档案要认真进行审查、验收归档的档案资料,并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

(4) 填写基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

    四、基建档案的管理

     1. 按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则,我校基建类档案的分类号由一、二级类目代号组成。    

2. 基建类档案档号=年度号 + 基建档案分类号 + 案卷号     

案卷号按二级类目流水,综合管理用自然年度,项目按竣工年度。

3. 档案馆对已接收的案卷,要认真搞好编目。

(1) 在案卷脊背上填写档号。

(2) 按档号先后顺序,登录案卷目录。

(3) 按照GB3972.5—8 5《档案著录规则》标准,编制案卷级、文件级基建档案著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。为方便查阅,还要编制专题目录和分类目录作为检索工具。

(4) 将编制的基建档案著录卡的数据输入计算机,并与学院信息系统联网。

4. 与文件材料相配套的特殊载体的基建档案,按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。

    5. 档案的补充与修改

   (1) 基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,基建处应随时整理,向档案馆补充归档。

(2) 对已归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查清单,经基建处分管负责人同意。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。

(3) 档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录,归档材料较多的,可单独组卷、编目。

 

附件一

基本建设类档案归档范围和保管期限表

 

JJ11  综合

序号      类    目     名     称                   保管期限

1    上级有关基建工作的文件                                长期

2    基建工作规章制度                                      长期

3    基建工作计划、总结、简报                              长期

4    基建工作总体规划                                      永久

5    基建工作年度(季度)总结、统计报表                    永久

6    基建工作财务预、决算                                  长期

7    全院性总体规划、设计总平面图                          永久

8    水、电、气管道分布图                                  永久

9    地质勘探、地形测量材料                                永久

 

JJ12-1  可行性研究

序号      类    目     名     称                  保管期限

1    项目建议书及上级批复                                  永久

2    可行性研究报告                                        永久

3    项目评估                                              永久

4    环境预测、调查报告                                    永久

5    设计任务书及计划任务书                                永久

 

JJ12-2  设计基础

序号      类    目     名     称                    保管期限

1    工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、

         勘察记录、 化验试验报告、重要土、岩样及说明           永久

2    地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备及

     安装测量定位、观测记录                                 永久

3    水文、气象、地震等其他设计基础材料                     永久

 

JJ12-3  设计文件

序号      类    目     名     称                  保管期限

1    初步设计                                              永久

2    技术设计                                              永久

3    施工图设计                                            短期

4    技术秘密材料、专利文件                                永久

5    设计计算书                                            长期

6    关键技术实验                                          永久

7    总体规划设计                                          永久

8    设计评价、鉴定及审批                                  长期

 

 

JJ12-4  工程管理文件

序号      类    目     名     称                   保管期限

1    征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书            永久

2    承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件                永久

3    施工执照                                              永久

4    环保三同时、消防、卫生等条件、水、电、气、

     暖供应协议书                                          永久

5    产权证书                                              永久

 

JJ12-5  施工

序号      类    目     名     称                   保管期限

1    土地施工文件

       (1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要    短期

       (2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、

            施工安全措施、施工工艺                            长期

  

       (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定                    长期

       (4)建筑材料实验报告                                  长期

       (5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批          永久

       (6)土建施工定位测量地质勘察                          永久

       (7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图          永久

       (8)隐蔽工程验收记录                                  永久

       (9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、

            事故处理报告                                      永久

      (10)分项、分单位工程抽量检查、评定                    长期

      (11)交工验收记录证明                                  长期

      (12)竣工招待、竣工验收报告                            永久

2   设备及管线安装施工文件

      (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要     短期

      (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、

           设备代用审批                                       长期

      (3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录             长期

      (4)隐蔽工程检查验收记录                               长期

      (5)强度、密闭性试验报告                               长期

      (6)设备调试记录                                       短期

      (7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告     长期

      (8)系统调试、实验记录                                 长期

      (9)管线清洗、通水、清毒记录                           短期 

      (10)管线标高位置、坡度测量记录                        长期

      (11)中间交工验收记录证明、工程质量评定                长期

      (12)竣工报告、竣工验收报告                            长期

3   电气、仪表安装施工文件

      (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审         短期

      (2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、

           设备代用审批                                       长期

      (3)调试、鉴定记录                                     长期

      (4)性能测试和校核                                     长期

      (5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告           长期

      (6)操作、联动试验                                     短期

      (7)电气装置交接记录                                   短期

      (8)中间交工验收记录、工程质量评定                     长期

      (9)竣工报告、竣工验收报告                             长期

 

JJ12-6  竣工验收

序号      类    目     名     称                   保管期限

1    竣工验收报告                                         永久

2    全部竣工图纸                                         永久

3    质量评审材料                                         永久

4    工程现场声像材料                                     永久

5    竣工验收会议决议文件                                 永久

 

JJ12-7  基建财务、器材管理

序号      类    目     名     称                   保管期限

1    财务计划、年度计划                                   短期

2    工程概算、预算、决算                                 永久

3    主要材料消耗、器材管理                               短期

4    交付使用的固定资产                                   永久

 

JJ12-8  生产技术准备、试生产

序号      类    目     名     称                  保管期限

1    技术准备计划                                         短期

2    试生产管理、技术责任制                               长期

3    试车方案、产品技术参数、性能、图纸                   短期

4    设备试车、验收、运转、维护记录                       长期

5    安全操作规章、事故分析报告                           长期

6    技术培训材料                                         短期

7    工业卫生、劳动保护材料                               长期

 

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