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西安外事学院学生档案管理实施细则
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学生档案是学校教育、培养学生的客观依据和原始记录,是学籍管理的重要保证。为了进一步规范和加强学生档案管理工作,根据国家有关规定,结合我校实际,制定本实施细则。

一、总体原则

1.学生档案,统一纳入学校档案馆管理。校档案馆在业务上对全校学生档案工作进行指导、监督、检查、管理。

2. 各学院确定一名学生档案工作联系人,由联系人向辅导员传达档案馆工作动态;辅导员负责建立、健全学生档案资料内容及档案的移交工作。

3. 各学院和相关部门按照要求,分时段将学生档案原始资料交由校档案馆进行统一管理,各部门可保留档案资料的复印件。

4. 学生毕业一年后,各学院将未领取的毕业证书连同毕业证书发放登记簿统一交校档案馆管理、保存,并由档案馆负责善后事宜。

5. 各部门的学生档案资料的移交工作,纳入年度考核内容。

二、学生档案内容

1.录取通知书   2.新生登记表   3.入学体检表   4.身份证复印件   5.军训证复印件

6.入学原始档案   7. 团员材料   8.转专业通知书和审批表    9.学年鉴定表    10.毕业生登记表    11.毕业生推荐表12.党员材料  13.奖惩材料  14.学籍表 15.学位审批表  16.就业通知书

三、学生档案管理程序

1. 新生报到注册前,各学院到校档案馆领取新生登记表、档案袋和移交清单等建档资料。

2. 学生分班后,各学院组织辅导员完成学生初期档案的建立工作(完成学生档案内容中的1、2、3、4、5、6、7、8项)。

3. 毕业生登记表、毕业生推荐表由招办印发,各学院组织填写,经相关部门审查盖章后,连同毕业生其他资料收齐后,由辅导员统一归档。

4. 加入中国共产党的学生,在转为正式党员后,党员材料由各学院相关负责人统一归档。

5. 统招生的《学籍表》、《学位审批表》,由各学院组织辅导员在学生毕业当年的6月份送校档案馆归档。

6. 统招生的毕业生就业通知书,在学生毕业当年的7月上旬,由辅导员协助档案馆工作人员归入学生个人档案袋内。

7. 上述学生档案材料移交的具体安排,以校档案馆届时通知为准。

四、毕业生档案的管理

1. 应届毕业生档案管理:学生毕业当年的6月份,在完成学生毕业档案材料的最后收集整理工作后,由档案馆对应届所有毕业生的档案进行统一整理、签封,学生在领取到就业通知书后,持提档凭证到档案馆领取个人档案。

2. 往届毕业生档案管理:学生毕业时如办理过档案托管的学生,档案统一由陕西省人才交流服务中心管理,未办理档案托管的学生需要提档时,持提档凭证领取个人档案。

五、学生集体档案资料的移交

1. 由教学管理办公室移交档案馆的资料

①新生入学花名册在开学两个月内移交。

②毕业生花名册在学生毕业当年的10月份移交。

2. 由各学院移交档案馆的资料

①毕业生注册本、学籍表、学位审批表(保存件)在学生毕业后当年11月份前移交。

②继续教育学院还另需移交新生入学花名册,在开学后两个月内移交。

3. 由招办移交档案馆的资料

① 统招生、五年制大专录取花名册。

以上学生档案需按移交要求对资料进行整理、统一归档。

六、本细则自公布之日起实施。

                                     西安外事学院档案馆

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