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西安外事学院文件材料立卷归档办法
  审核人:

  

为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化,确保各类档案的齐全、完整,提高归档质量,根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)有关规定,并结合我校的实际工作情况,制定本办法。

  一、立卷归档工作的管理

  1. 档案是各部门工作中形成的原始记录,是各部门历史面貌的真实反映,是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各部门和个人,在职务活动中形成的各种载体的档案材料,都必须按照规定由学校档案馆集中管理,任何部门和个人均不得据为己有或自行处理。

  2. 文件材料的形成、积累和归档,是档案齐全完整的基础,各部门必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本部门的工作规划、计划;纳入各项管理制度;纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

  3. 进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本校各部门均为立卷部门,各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作,并根据具体情况配备一名兼职档案管理员,负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导、检查。

4. 凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时,有关业务部门必须通知档案部门参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不得予以验收和上报成果,财务部门不得进行财务结算。

   二、文件材料归档范围和归档时间

  (一)归档范围

  1. 凡是能反映本校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、簿册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质和电子文字材料;其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料;各类校级的奖状、奖牌、锦旗;各类有纪念意义的礼品;停止使用的印章等均属归档范围。

  2. 上述应归档的文件材料,按照其产生的部门及所记述的内容、载体性质,可分为十一个主类和三个辅类。

     十一个主类:

  (1)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理等的综合性材料。

3)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的入学原始资料、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

  (4)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。

  (5)科学研究类:主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文件材料。上级机关与学校关于科研工作的综合性文件。

  (6)基本建设类:主要包括基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)从酝酿、决策到建成使用中形成的各种文字、图表、图纸等材料。

  (7)仪器设备类:主要包括设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

  (8)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

  (9)出版类:主要包括学校自行编辑出版的学报、报纸,各种专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件。

  (10)外事类:主要包括学校外事管理部门、学校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料。

  (11)财会类:主要包括学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料;上级机关与学校关于财务管理的文件材料。

    三个辅类:

  (1) 声像类:主要包学校在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料。

  (2) 实物类:主要包括学校获得的奖状、奖牌、锦旗;各类有纪念意义的礼品;学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。

   (3) 人物类:主要包括学校校级领导干部、正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料;

  3. 以上各类档案材料的具体归档内容详见《西安外事学院各类档案归档范围和保管期限表》。

  (二) 归档时间

  1. 党群、行政、教学、外事、出版类,按年度在次年四月底以前归档。

  2. 科研、基建、产品类等专题性、成套性档案,在项目完成后并通过鉴定、验收后两个月内归档。

  3. 仪器设备类随机文件材料在开箱验收后两个月内归档;管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年四月底前按年度归档。

4. 财会类按年度立卷,由财务部门自行归档。

5. 学生档案归档详见《学生档案管理实施细则》。

  6. 声像、实物类随同其主类一同归档。

7. 人物档案随时归档。

三、归档文件材料的质量和整理要求

(一)归档文件材料的质量要求

1. 凡归档的文件材料必须准确、真实。

  2. 归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)印章、签发必须齐全完整。

  3. 凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰。

  4. 凡归档的文件材料应使用黑色签字笔书写或打印,严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制。

   5. 归档的文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件材料应为A4 型 (210 × 297)或A3 型 (420 × 297)。

6. 归档的文件材料必须是原件,任何单位或个人不得将原件留下,用复印件顶替。

(二)归档文件整理要求

1. 一般性文件放在文件形成年立卷。

2. 几年的规划放针对年的第一年立卷;几年的总结放针对年的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议结束年立卷。

3. 请示与批复,放在批复年立卷。

4. 专题性、成套性的文件,按时间、阶段排列。

5. 专案材料放结案年立卷;回顾及纪念性文件,放在写成年立卷。

6. 密不可分的材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;定稿在前,修改稿在后;定稿在前,阅办单随后;开题材料、成果材料在前,原始材料在后;其他文件材料依其形成规律或特点排列。

7. 对破损的文件材料应按裱糊技术裱糊,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,传真件应复制归档。

8. 录音录像、照片档案应标明录音录像、摄影的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

9. 对文件材料的题名不得随意更改和简化,没有题名应拟写题名。

10. 加盖档章,统计页码。对每一份文件要加盖归档章并填写信息;带有文字、数字的页都计入页数内,包括阅办单。

  四、立卷归档部门与立卷分工和要求

  (一)立卷归档部门

  本校实行文件形成部门立卷归档制度,全校各部门和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。

  (二)立卷分工

  1. 学校的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函),一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷。

  2. 以学校名义的发文,由党政办立卷;校内部门名义的发文,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷;学校各部门互送的文件,由制成部门立卷。

  3. 各部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办部门立卷归档。

  4.  团委、学生会、学生社团组织形成的材料,由校团委归口立卷。

  5. 本校形成的科研管理文件材料,由科研处立卷归档。各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交科研处归口立卷归档。

6. 仪器设备档案材料,由资产与后勤管理处和现代技术教育中心归口立卷归档。

  7. 基建工程档案,由基建办公室和审计办公室归口立卷归档。

  8. 财务会计文件材料,由财务处归口立卷归档,自行保管;

  9. 外事工作文件材料,由国际交流中心归口立卷归档;

  10. 临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷归档,并于机构撤销前向档案馆移交;

  11. 各单位向学校党、政领导机构的请示及党、政对其的批复,由请示部门一并归档;

  12. 我校与外单位合作开发的项目、合作办学形成的材料,若我校为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我校为协办,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向;

  13. 学校教职工外出开会带回的会议材料,交由所在部门专(兼)职档案管理员归档。

  (三)立卷归档要求

1. 各部门都要建立健全平时立卷归档制度,对处理完毕或领导批存的文件材料,由兼职档案管理员负责集中统一保管。

  2. 公文承办人员,应在工作结束后半月内,将处理完毕的材料,收集齐全,加以整理,送交本部门兼职档案管理员归档,对制作不合要求的文件材料,兼职档案管理员有权退回,要求重新制作。

                                          西安外事学院档案馆

  

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