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西安外事学院档案管理办法
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第一章  总  则

第一条 为了加强我校档案工作,更好地为教学、科研和各项管理工作服务, 根椐《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等有关档案工作法律、法规,制定本办法。 

    第二条 西安外事学院档案,是指西安外事学院在各个时期从事各项工作活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

    第三条 西安外事学院档案反映本校建立、发展的历史过程、历史沿革和历史面貌,是学校搞好各项工作的重要依据和凭证,由学校档案部门集中统一管理。 

第四条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校把档案工作列入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。 

第二章 档案工作网络和档案馆基本任务

第五条 我校档案工作由一位校长分管,各院、系、部、处、室分别由一名领导负责本部门的立卷归档工作。 

   第六条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是保存和提供利用本校档案的机构,其业务受陕西省教育厅业务主管部门的领导,同时接受陕西省档案局的指导、监督和检查。 

    第七条 学校各单位要根据需要,配备1至2名专(兼)职档案管理员,负责本部门文件材料的日常管理和年终立卷归档工作,各部门的专(兼)职档案管理员业务上受档案馆指导、监督和检查。 

   第八条 档案馆的基本任务 

    (一) 贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策; 

    (二) 制订本校档案工作规划、计划和规章制度,并组织实施;  

    (三) 负责对本校各单位的立卷归档工作进行指导、监督和检查; 

    (四) 负责全校各类档案及重要资料的收集(接收)、整理、保管、鉴定、统计和利用工作; 

    (五) 负责编制各类档案检索工具,汇编档案参考资料,开发档案信息; 

    (六) 负责全校档案人员和专(兼)职档案管理员的业务培训与学习; 

    (七) 开展档案学术研究和交流活动; 

    (八) 开展档案宣传工作和利用者教育工作; 

    (九) 组织完成上级档案部门交办的其它档案业务工作。 

第三章 档案人员编制、经费、设备

第九条 档案馆的人员编制,根据学校发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专职人员应配备政治上可靠,工作认真负责并具有大专以上文化水平和档案业务知识、符合机要人员条件的干部。其中负责党群类档案管理的干部必须是中共党员。 

   第十条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针政策,热爱档案事业,忠于职守,坚持原则,遵守纪律,刻苦钻研业务,努力作好本职工作,积极为学校各项工作服务。 

   第十一条 各部门专(兼)职档案管理员应相对稳定,确因工作需要须调离岗位时,须报档案馆备案并选好人员做好接替工作。 

第十二条 档案工作经费,列入学校预算,专款专用。

第十三条 学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房,并配置必要的恒温、恒湿设备,以满足档案保管、保护的需要。 

   第十四条 学校应有计划地为档案部门配置检索、复印、实施信息化管理等方面的软硬件设施,为逐步实现档案的现代化管理提供必要的物质基础。 

第四章 文件材料的归档、移交和接收

第十五条 各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础,因此,必须建立健全文件材料的立卷归档制度。 

   第十六条 各单位要把文件材料的形成,积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时, 同时布置、检查、验收、总结档案工作,做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 

   第十七条 全校各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料, 必须按照规定,及时归档,任何单位和个人,不得据为己有或自行处理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆应通过征集、代管等多种形式进行管理。 

   第十八条 进一步加强文件形成部门立卷归档制度,各类文件材料均由文书部门或业务部门按本校《文件材料立卷归档办法》进行整理、立卷,定期向档案部门移交归档。档案馆应对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。 

   第十九条 档案馆应根据各类档案的归档时间,及时接收各立卷部门移交的档案,并严格履行交接手续。 

   第二十条 档案馆接收的档案,应符合本校有关案卷质量标准要求。 

第五章    档案的管理

第二十一条 档案馆对保存的全部档案,要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具,逐步实行档案的现代化管理。 

    第二十二条 档案馆要确保档案的安全。档案库房要有专人管理,并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。 

    第二十三条 档案馆要努力研究档案保护技术,对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制,最大限度地延长档案的寿命。 

    第二十四条 档案馆应建立档案统计制度,对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计,按照上级规定,准确编制档案工作基本情况统计年报及时上报。 

    第二十五条 档案馆要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查,做好检查记录,发现问题应及时采取有效措施,并向有关领导报告。 

第六章    档案的利用

第二十六条 本校保存的全部档案,主要供本校利用,本校各单位和全体教职工凭有效身份证件,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅和利用属公开范围的档案。 

   第二十七条 外单位或个人,需要查阅本校档案时,应持单位正式介绍信,经档案馆领导同意方可查阅一般档案,如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密,则应经校长办公室主任和学校主管领导批准。 

   第二十八条 档案馆要积极开展档案的利用工作,编制多种检索工具和参考资料、制定档案借阅办法、设立阅览室,为利用者提供方便。

  第二十九条 属下列情况之一者,在提供档案利用时要严加控制。 

    (一) 涉及党和国家秘密的; 

    (二) 涉及专利或技术秘密的; 

    (三) 涉及个人隐私的; 

    (四) 档案形成部门规定限制利用的。 

   第三十条 对于重要的、珍贵的以及上款控制利用的档案和资料,一律不外借,仅供在档案馆内查阅 。

第七章    档案的鉴定和销毁

第三十一条 档案保管期限分为:永久、长期、短期三种,确定的原则是: 

   (一) 凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌,有长远利用价值的档案,列为永久保管; 

   (二) 凡是记述和反映本单位一般职能活动,在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案,列为长期保管; 

   (三) 凡是在较短时期内本单位需要查考利用的档案,列为短期保管。 

   第三十二条 档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定,鉴定工作在主管校长领导下,由有关业务部门、档案馆组成鉴定小组,其职责是: 

   (一) 审核本校各类档案归档范围和保管期限表; 

   (二) 确定本校各类档案鉴定的原则、标准和方法; 

   (三) 调整库存档案的保管期限和密级; 

   (四) 对超过保管期限的档案进行直接鉴定,并提出存毁意见。 

   第三十三条 过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案,要由鉴定小组写出报告,编制清册,报主管校长批准后方可进行。销毁时要指定专人监销,严防失密。销毁后应报上级主管部门备案。 

第三十四条 未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。 

第八章    考核、奖励和处分

第三十五条 学校对档案工作要建立检查、考核和评比制度,明确岗位职责,对各单位档案工作负责人、档案工作人员以及专(兼)职档案员的工作状况,定期进行考评。 

   第三十六条 凡热爱档案工作,刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人学校将给于表彰和奖励。 

   (一) 文件收集齐全完整,整理符合要求并按时向档案馆移交归档者; 

  (二) 向学校捐赠重要或珍贵档案者; 

  (三) 在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者; 

  (四) 在档案的收集、管理、提供利用等方面,成绩突出,为学校节约较多资金者; 

  (五) 对安全保护档案,防止和挽救事故有功,使档案免受重大损失者; 

  (六) 同破坏、盗窃、损毁档案的坏人坏事进行英勇斗争, 事迹突出者。 

  第三十七条 凡有下列行为之一者,学校将根据情节轻重,依照《中华人民共和国档案法》有关规定,给予行政处分或经济制裁,直至追究法律责任。 

    (一) 损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者; 

    (二) 将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有,拒绝或者不按时向档案馆移交归档者; 

    (三) 擅自提供、抄录、复印、公布档案者; 

    (四) 涂改、伪造档案者; 

    (五) 向无关人员透露档案机密,从档案中向他人提供情报者; 

    (六) 由于领导对档案工作不重视,或工作人员玩忽职守,使档案遭受重大损失者。 

第九章     附    则

第三十八条 本办法自公布之日起执行。

 

                                         西安外事学院档案馆

                                     

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