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  学生档案  
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新生建立档案的要求
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一、新生报到注册时,由各二级院负责报到人员收取新生的录取通知书和现场填写的新生登记表学生档案每人一袋填写姓名、专业、籍贯,然后将录取通知书和新生登记表及时归入学生个人档案袋,并标明所收资料的件数、页数。 

二、学生入校分班后,由班主任收齐学生身份证复印件、《新生入学体检表》、军训证复印件,入学原始档案并归入学生个人档案袋。学生档案袋内的各种资料以及学生档案袋封面各项内容都必须使用钢笔和黑色签字笔填写。

三、移交工作由各二级院办公室主任牵头,档案管理员负责组织,每年于11月中旬将学生档案移交清册、学生档案名单电子版(要与移交清册名单顺序一致)移交档案保存

四、移交学生档案时,将学生档案袋以班为单位按学号由小到大的顺序排列移交清册以班为单位编制(学生名单排序与档案排序相同),注明该班应有人数、实有人数;还需在移交清册相关栏目中做出相应的标明,如:资料已交者标明、未交者“×”标明;

移交清册一式两份,原件留档案室,复印件由移交单位保存

五、每个班在规定时间内要将当次应交的档案资料一次性全部移交,因特殊情况不能按时移交的,事后班主任应对照移交清单催收,在下一阶段移交其他资料时一并补交。

六、同一学生所有档案资料的姓名书写应一致(不能用同音字);如该生确已更名,则必须将户籍更名证明材料归档,坚决杜绝一人多名现象。

七、统招生注意:高考档案是指由当地省市招生办签封盖章包含了考生高考志愿表、体检表、诚信记录、高考成绩以及由考生母校签封盖章的高中学籍等内容的档案资料学生不得自行将高考档案拆封。

                                  

  西安外事学院档案馆

                                  二零一一年六月二十日

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