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西安外事学院档案归档范围与保管期限
  审核人:

 

立卷部门:党政办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

校长办公室

XZ

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

XZ

2

全校性的规章制度

永久

XZ

3

学校年度、学期工作计划、总结、报告

永久

XZ

4

董事会、校务会成员名单(个人简历)

永久

XZ

5

董事会、校务会会议记录、纪要、决定

永久

XZ

6

全校性的工作会议、座谈会文件材料

永久

XZ

7

校领导在校内会议上的重要讲话及参加校外会议的发言稿

永久

XZ

8

教育事业规划、计划及上级批复

永久

XZ

9

全校性的工作调查材料和经验总结

永久

XZ

10

学校学年报表、综合统计表、统计资料汇编

永久

XZ

11

本校向上级的综合性请示、报告及批复

(1) 重要的

(2) 一般的

永久

长期

XZ

12

各部门或教学单位的请示及学校的批复(分类立卷)

长期

XZ

13

启用印章的文件及印模

永久

XZ

14

学校历史沿革、情况汇报、介绍材料

永久

XZ

15

学校大事记、年鉴、简报、信息、动态等材料

永久

XZ

16

校史资料

永久

XZ

17

校庆材料

永久

XZ

18

上级在本校召开的综合性工作会议材料

(1) 上级及本校领导在会上的讲话稿

(2) 会议报告、总结、决议等文件

(3) 会议简报、参考材料

长期

长期

短期

XZ

19

上级领导来校视察工作形成的讲话稿、题词、谈话记录等文件材料

永久

XZ

20

本校与上级领导、著名人士的来往电函材料

永久

XZ

21

本校与外单位签订的综合性的合同、协议等材料

永久

XZ

22

表彰先进集体和个人的文件材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

XZ

23

群众来信、来访材料

(1) 有处理结果的

(2) 其他的

长期

短期

XZ

24

校长办公室工作计划、总结、报告

长期

XZ

25

校长办公室印发的通知、通报、办法等文件

重要:

长期

一般:

短期

XZ

26

学校行政系统收发文登记薄

长期

XZ

27

车辆管理工作的有关材料

短期

XZ

1

教职工代表大会文件材料

(1) 大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果及上级批复等

(2) 提案及办理情况、会议简报、记录

(3) 其他一般材料

永久

长期

短期

JX

28

校历表

长期

XZ

29

其它具有保存价值的文件材料

            党 委

DQ

1

上级党组织关于党的建设的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性的文件

(3) 普发性的一般文件

永久

长期

短期

DQ

2

党代会材料

(1) 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿;大会主席团、秘书长、和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等

(2) 会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

(3) 参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证、及选票式样

永久

长期

短期

DQ

3

党委全委会、常委及常委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议

永久

DQ

4

党委综合性工作计划、报告、总结

永久

DQ

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

DQ

6

以党委名义召开的综合性工作会议材料

永久

DQ

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成文件材料

永久

DQ

8

党委领导在校内的重要讲话稿和参加上级党委会议的发言稿

永久

DQ

9

党委工作简报、大事记

永久

DQ

10

党群系统启用印章的文件材料

永久

DQ

11

党群系统重要统计材料

永久

DQ

12

党组织表彰先进集体和个人的文件材料

(1) 省、部及以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

DQ

13

党委各总支、支部报党委的工作计划、总结、报告、请示、及党委的批复

长期

DQ

14

党委系统收、发文登记表

长期

DQ

15

党委办公室工作计划、总结、报告

长期

DQ

16

党委办公室下发的通知、办法等文件

长期

DQ

17

党员处分、复查材料

长期

DQ

18

组织机构设置、变动文件材料

永久

DQ

19

党总支、直属党支部改选报告及审批材料

长期

DQ

20

党员名册及各党总支、直属党支部委员名册

长期

DQ

21

发展新党员、预备党员转正名册

长期

DQ

22

发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党文件材料

长期

DQ

23

党校培训工作计划、总结、报告及学员登记表

长期

DQ

24

其它需要归档保存的文件材料

           工   会

DQ

1

上级关于工会工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

DQ

2

工作计划、总结、报告、决定、重要通知及调查统计材料

永久

DQ

3

会员代表大会文件材料

(1) 大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等

(2) 提案及办理情况、会议简报、记录等

(3) 其它一般材料

永久

长期

短期

DQ

4

表彰工会先进集体和个人的审批材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

DQ

5

处分会员的有关材料

长期

DQ

6

工会委员会及各部门委员会会议记录、纪要、工作简报

长期

DQ

7

工会组织的各种活动形成的重要文件材料

长期

DQ

8

基层工会干部名册、会员名册

长期

DQ

9

其它需要归档保存的文件材料

立卷部门:人力资源管理办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

XZ

1

上级关于人事工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性的文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

XZ

2

人事工作计划、报告、总结、会议记录

永久

XZ

3

关于机构编制的规划、计划、报告及批复

永久

XZ

4

人事统计报表、统计资料汇编

永久

XZ

5

教职工名册

永久

XZ

6

教职工到、离校登记册

永久

XZ

7

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

XZ

8

人事处权限内的干部任免文件

永久

XZ

9

人事工作规章制度

长期

XZ

10

表彰和奖励先进集体、个人的文件材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

XZ

11

处分教职工及复查、撤消处分的材料

长期

XZ

12

教职工聘用、解聘、辞聘的有关文件材料

长期

XZ

13

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

XZ

14

教师进修计划、安排、总结

长期

XZ

15

教师工作量的规定及执行情况

长期

XZ

16

教师业务考核材料

长期

XZ

17

教职工评定、聘任专业技术职称审批材料及上报批复

长期

XZ

18

教职工工资调整文件材料

长期

XZ

19

教职工转正定级材料

长期

XZ

20

教职工福利工作的文件材料

长期

XZ

21

使用临时工的有关材料

长期

XZ

22

其他需要归档保存的文件材料

立卷部门:教学管理办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

JX

1

上级关于教学工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性的一般文件

永久

长期

短期

JX

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法等

永久

JX

3

关于教学管理工作的规章制度

永久

JX

4

教学工作计划、总结

永久

JX

5

召开的教学工作会议文件材料

长期

JX

6

工作计划、总结、会议记录

长期

JX

7

兼职教师名单、考核材料

长期

JX

8

有关教学质量检查、评估的文件材料

长期

JX

9

教学奖励评定办法、申报材料及获奖名单

长期

JX

10

关于联合办学的协议书等文件材料

永久

JX

11

教学工作简报、动态

长期

JX

12

上级关于学科、专业设置与教学实验室建设的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性的一般文件

永久

长期

短期

JX

13

学科、专业、教学实验室论证、评估及审批文件材料

永久

JX

14

学科、专业、教学实验室调整审批材料

永久

JX

15

学科、专业、教学实验室建设统计报表

永久

JX

16

学科、专业、教学实验室建设计划、总结

长期

JX

17

学生花名册

永久

JX

18

学生学籍表、成绩登记表

永久

JX

19

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

JX

20

发放毕业证书审批表、登记表、存根(毕业生花名册及毕业证[校、国证]发放登记册

永久

JX

21

补发毕业证书、学历证书审批材料

长期

JX

22

各专业教学计划、教学大纲

长期

JX

23

课程建设要求及安排、课表

长期

JX

24

教学检查相关资料

长期

JX

25

教师工作量登记、核算材料

长期

JX

26

专业实习计划、总结及有关材料

长期

JX

27

学生参加各种竞赛的获奖情况统计表

长期

 JX

28

优秀的毕业设计(论文)

长期

 JX

29

上级关于教育教学改革研究项目的文件

(4) 针对本校的文件

(5) 普发性方针政策性文件

(6) 普发性的一般文件

永久

长期

短期

JX

30

教育教学改革研究项目立项名单、开题、结题等相关资料

长期

JX

31

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:宣传策划办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

DQ

1

上级关于宣传工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

DQ

2

宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

DQ

3

反映学校重大活动的简报、图表

长期

DQ

4

宣传部门表彰先进集体和个人的文件材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

DQ

5

精神文明建设活动中形成的文件材料

长期

DQ

6

省级以上刊物宣传本校的重要报道、文章

永久

CB

7

《西安外事学院校报》年度合订本

永久

DQ

8

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:学生教育办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

DQ

1

上级关于学生思想政治工作的文件

(1) 针对学校的文件

(2) 普发性方针政策性的文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

DQ

2

学生思想政治工作的决定、通知、条例、办法

永久

DQ

3

学生思想政治工作的计划、报告、总结

永久

DQ

4

学生思想政治工作的典型调查和统计材料

长期

DQ

5

各院、系学生思想政治工作人员名单

长期

DQ

6

其他有保存价值的文件材料

JX

7

上级关于学生管理工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

JX

8

学生工作简报、情况反映

长期

JX

9

学生勤工俭学管理材料

短期

JX

10

学生困难补助名单及领款单

短期

JX

11

学生获各类奖金审批材料

长期

JX

12

表彰优秀学生及优秀学生干部的有关材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

JX

13

学生违纪处分及解除违纪处分的文件材料

长期

JX

14

其他有保存价值的文件材料

XZ

15

学生军训工作计划、总结及有关材料

长期

                                         

立卷部门:团委

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

DQ

1

上级关于共青团工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

DQ

2

团代会文件材料

(1) 大会通知、工作报告、议程、决议、总结、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等

(2) 会议简报、记录等

(3) 其他一般材料

永久

长期

短期

DQ

3

学代会文件材料

(1) 大会通知、工作报告、议程、决议、领导讲话稿、大会选举办法、选举结果和上级批复等

(2) 会议简报、记录等

(3) 其他一般材料

永久

长期

短期

DQ

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

DQ

5

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

DQ

6

处分团员的材料及复查材料

长期

DQ

7

批准入团、离团材料及名单

长期

DQ

8

团干部名单

长期

DQ

9

团员名册

长期

DQ

10

学生会有关文件材料

长期

DQ

11

学生组织参与各种学会、社团的有关材料

长期

DQ

12

团委牵头组织的重大活动的有关材料

长期

DQ

13

团委编写的简报等刊物

长期

DQ

14

优秀的社会实践报告和有关材料

长期

DQ

15

其它需要归档保存的文件材料

立卷部门:科研管理办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

KY

1

上级关于科研工作的综合性文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

KY

2

上级下达我校的科研计划、任务文件

长期

KY

3

关于校内科研机构设置、调整的文件材料

长期

KY

4

科研工作计划、总结、报告、请示与批复

永久

KY

5

各级各类科研项目的申请、批准、计划书、报告、总结、结题、验收等文件材料

永久

KY

6

科研成果授奖文件及统计表

永久

KY

 7

获专利项目的名册及有关统计材料

永久

KY

8

科研工作规章制度、管理办法、科研经费管理文件

长期

KY

9

召开科技工作会议的重要文件材料

长期

KY

10

申报科学基金的请示、报告及上级批复

长期

KY

11

评选先进科技工作者的文件材料

(1) 省、部级以上(含省、部级)

(2) 省、部级以下

永久

长期

KY

12

学术活动的有关文件材料

短期

KY

13

其它具有保存价值的的文件材料

西安外事学院档案归档范围与保管期限

立卷部门:招生就业

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

招生

JX

1

上级有关招生工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

JX

2

招生工作制度、办法、规定、实施方案

永久

JX

3

招生计划、请示、批复、专业目录

永久

JX

4

新生录取名册

长期

JX

5

委培、代培合同、协议书

短期

JX

6

招生宣传简章、总结

短期

JX

7

其他具有保存价值的文件材料

就业和毕业生

JX

8

上级关于就业的文件材料

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

JX

9

毕业生工作计划、实施方案、简报、总结

永久

JX

10

毕业生就业名册

长期

JX

11

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

XZ

12

校友会资料

JX

13

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:二级院及承担教学任务的部门(含体育部、思政部)

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

一、行政工作

XZ

1

上级部门或学校下发的需要本部门办理的行政管理性文件及有关承办材料

长期

XZ

2

本部门工作计划、总结、统计报表、报告、请示与批复

永久

XZ

3

本部门工作简报、情况反映

长期

XZ

4

本部门规章制度、调查报告、资料汇编

永久

XZ

5

本部门开展重大活动形成的文件材料

长期

XZ

6

本部门的人事考核及评比表彰材料

长期

XZ

7

其它具有保存价值的文件材料

二、党群工作

DQ

8

党总支、工会分会的计划、总结

长期

DQ

9

党总支、工会分会的机构和人员名册

长期

DQ

10

党总支、工会分会举行的各类活动资料

长期

DQ

11

党总支、工会分会的考核及评比表彰材料

长期

DQ

12

其它具有保存价值的文件材料

三、教学工作

JX

12

本部门关于教学管理工作的相关制度、计划、总结

长期

JX

13

教学改革、培养目标、培养规格等方面的实施方案

永久

JX

14

有关教学管理工作的会议记录、调研报告、工作计划、总结、简报、统计报表

永久

JX

15

教学检查、评估、考试安排、教学督查等材料

长期

JX

16

每学期教学课表、每学期任课教师名册

长期

JX

17

教学实习、社会实践总结、优秀实习报告、毕业论文(设计)等相关材料

长期

JX

18

其它具有保存价值的文件材料

四、学生工作

JX

19

本部门关于学生管理工作的相关制度、计划、总结

长期

JX

20

学生思想政治工作、文化活动的相关村材料

长期

JX

21

学生帮困助学、勤工俭学等相关的材料

长期

JX

22

学生处分

长期

JX

 23

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:教学督导室、教学质量评价中心、教师发展中心

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

JX

1

上级有关教学督导工作的文件

(4) 针对本校的文件

(5) 普发性方针政策性文件

(6) 普发性一般文件

永久

长期

短期

JX

2

教学督导工作制度、办法、规定、实施方案

永久

JX

3

教学督导专家的工作相关材料

永久

JX

4

教学督导工作计划、总结材料

永久

JX

5

教学督导工作请示、批复材料

永久

JX

6

对重大教学事故的调查、处理材料

长期

JX

7

对教学检查中发现的一般问题的调查、处理材料

短期

JX

8

听课统计表

永久

JX

9

教学督导工作简报

长期

JX

10

评估材料

永久

JX

11

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:七方教育研究所

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

CB

1

上级关于编辑出版工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

CB

2

本部门承办和参加的工作会议文件材料

长期

CB

3

编辑出版工作规划、计划、总结、报告及重要会议记录

永久

CB

4

本部门编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

CB

5

本部门形成的管理性文件材料

长期

CB

2

《民办教育研究》、《西安外事学院学报》全年合订本

永久

KY

6

科学研究项目汇总表、奖项等相关材料

永久

CB

7

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:图书馆

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

XZ

1

上级关于图书工作的文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性一般文件

永久

长期

短期

XZ

2

图书馆工作规章制度、办法

长期

XZ

3

图书馆工作计划、总结、报告、请示与批复

永久

XZ

4

图书馆订购、馆藏、交流等目录统计表

永久

XZ

5

图书报废注销清册、购书清册

长期

XZ

6

调拨图书、资料的请示、批复、函

长期

XZ

7

图书馆网络建设的有关材料

长期

XZ

8

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:国际交流中心

分类号

序号

类目名称

保管期限

备注

一、综合

WS

1

上级关于外事工作的综合性文件

(1) 针对本校的文件

(2) 普发性方针政策性文件

(3) 普发性的一般的文件

永久

长期

短期

WS

2

外事工作规章制度、计划、总结、简报

永久

WS

3

外事工作统计报表

长期

WS

4

外事工作会议材料

长期

5

其它具有保存价值的文件材料

二、出国(境)

WS

6

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

WS

7

出国(境)人员考察、访问材料

长期

8

其它具有保存价值的文件材料

三、来校

WS

9

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

WS

10

外国各界人士来校参观访问的文件材料

长期

WS

11

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的有关材料

永久

12

其它具有保存价值的文件

四、国际合作与会议

WS

13

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

WS

14

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

WS

15

双方互赠礼品、纪念品目录清单

长期

16

其它具有保存价值的文件

立卷部门:后勤保障办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

后勤保障

XZ

1

上级有关后勤保障工作的文件材料

长期

XZ

2

后勤工作的规章制度

永久

XZ

3

后勤管理的工作计划、总结、报告、请示与批复

永久

XZ

4

房屋等公共建筑、公共设施的维修、管理、调配使用等规定

长期

XZ

5

水、电、暖等公共服务的应急保障方案

长期

XZ

6

校园防震、防汛等自然灾害应急保障预案

长期

XZ

7

其它具有保存价值的文件材料

校园绿化、美化

XZ

8

上级有关校园卫生工作的文件材料

长期

XZ

9

卫生管理规章制度

长期

XZ

10

卫生管理工作计划、总结、报告、汇报

长期

XZ

11

校园绿化、美化工作的有关材料

长期

餐饮管理

XZ

12

上级关于校园食堂餐饮管理工作的文件材料

长期

XZ

13

餐饮管理工作规章制度

长期

XZ

14

伙食工作的有关材料

长期

XZ

15

其它具有保存价值的文件材料

工程

JJ

16

各项工程改造、维修、装修等相关资料

长期

JJ

17

其它具有保存价值的文件材料

资产供应

XZ

18

上级有关资产供应工作的政策、业务管理工作文件

长期

XZ

19

本校资产供应工作的计划、报告、总结

永久

XZ

20

固定资产管理工作的有关规定

长期

XZ

21

资产统计表

永久

XZ

22

其它具有保存价值的文件材料

教材供应

JX

23

上级有关教材工作的文件

长期

JX

24

教材供应、管理工作制度、办法、规定

永久

JX

25

教材中心工作计划、总结、报告

永久

JX

26

学校各院系使用的教材目录

长期

JX

27

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:汽车产业中心、职业技能鉴定站

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

JX

1

上级关于驾驶员培训、职业技能鉴定的文件

长期

JX

2

本部门工作计划、总结、报告、请示与批复

永久

JX

3

本部门规章制度

永久

JX

4

开展专业工作的大纲、实施计划

永久

JX

5

其它具有保存价值的文件材料

立卷部门:安全保卫办公室

分类号

序号

类目名称

保管

期限

归档

情况

XZ

1

上级有关公安保卫工作的文件

(1) 方针政策性的

(2) 一般的

长期

短期

XZ

2