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浅谈民办学校档案管理
  审核人:

张  静

(西安外事学院 档案馆,陕西 西安 710077)

摘  要:本文从民办学校档案管理的重要性、档案管理的内容、档案管理的方法等三个方面阐述了民办学校在加强档案建设中,应该完善和加强档案细化管理,全面系统的建立起规范化的学校档案,进一步学校提高教育教学质量,为学生完善就学就业档案做好服务。 

关键词:民办学校;档案建设;档案管理

作者简介:张静(1979――),女,陕西西安人,西安外事学院档案管档案员。

学校档案,是学校一切工作的综合反映。但不少民办学校忽视档案管理,淡化档案管理学校管理中的重要地位。一所学校,如果能把自己历年工作实绩的所有资料,全面系统地划类归档,建立起规范化的学校档案,增强档案对学生及学校的服务功能,对进一步提高教育教学质量,促进学校发扬成绩,纠正错误,在扬长补短中不断前进,有着极其重要的意义。 

一、民办学校档案管理的重要 

1.实行档案管理,能增强对学校检查评估的真实性和准确性。档案,是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有些民办学校,平时做了许多工作并卓有成效,但上级督导检查时,听汇报成绩不少,查资料证据不足有的已经失落,有的一时找不到,而评估重证据,不轻信口供,积分自然受到影响。有了档案资料,就是真凭实据,督查评估就能做到公平合理。 

2.实行档案管理,能调动教师的工作积极性,激励教师的竞争意识。比如档案保存《教师业务档案》或《班主任日志》。前者每学期根据各人的工作实绩填写一次,内容和本人见面,学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。《班主任日志》每天都要填写。由于绝大多数教师的上进心、自尊心很强,这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞,增强其事业心和责任感,对全面贯彻教育方针,面向全体学生,全面提高教育教学质量,都有极大的促进作用。特别是民办学校管理人员评模,评职称、提级等,就能避免凭印象、走后门、耍权力。模范不模范,翻开档案看,按工作实绩排队上,这几个过去 老大难的问题在档案管理规范的民办学校就会变成再也不难。 

 3.实行档案管理,能进一步加强和完善学校的科学管理体制,使每所学校都能从本校的实际出发,摸索 经验,按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学,有其本身的规律,但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的,只有在工作实践中,不断总结成功的经验,记取失败的教训,得而不骄,而不馁,才能从中找出规律,指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件,使民办学校管理从随意性、经验型向自觉型、科学型发展。

4.实行档案管理,便于查找和使用有关资料,便于利用校史及有关实物(包括录音、录像等),对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等

二、民办学校档案管理的内容 

1.学校行政管理方面:校史及学校平面图、建筑图纸;上级的文件、通知及有关批复;工作计划、总结及大事记;各种规章制度、会议纪录及有关决定;固定财产登记表、统计报表及财务资料;受各级各部门表彰情况及证件;历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

2.教育教学管理方面:教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结;每学期教师任课情况安排表;每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册;不同版本的教材、教参;历年所订主要报纸、杂志;图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施(含自制软件)的登记册学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的(含广播、电视)报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料;完整的义务教育档案资料等。 

3.教师管理方面:逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表;逐月逐日教职员工的考勤原始记载 ;教师在校级以上(含校级)进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记录、指导意见及结论;教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料;每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划;教职员工的年度工作总结及考核评定材料;学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料;逐学期填写的《教师业务档案》等。 

4.学生管理方面:学校每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表;学籍登记表(学籍卡或借读卡);转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记;学生体检登记表及体育达标成绩测查表;学生奖惩情况登记表;民办小学升初中的学生去向及初中毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等。

5.民办学校在发展中需要存档的其他方面比如民办学校在每年需要接受上级主管部门的年检资料,以及每年年检后的文件保存等,这些是公办学校档案管理所没有的而民办学校必须存档的内容。 

三、民办学校档案管理的方法

 

1.人人树立档案意识。一个民办学校能否把档案建起来,并管好、用好,关键是领导。领导重视档案建设,善于用档案资料统管学校各项工作,是做好档案工作的根本保证。领导重视了,就必然会要求全校教职员工人人树立档案意识,在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯,避免平时不注意收集保存,遗失了,期末交不回档案室,入不了档。

2.每个部门都设立兼职档案管理人员。一般地说,在不增加编制的条件下,尽可能设档案专职管理人员(如聘用有一定管理能力、工作认真负责、身体健康的离退休教师)。但在民办学校,根据实际情况,每个部门都应指定一个专门负责收集、整理和管理本部门档案的兼职档案管理员。要制订管理人员职责和管理制度,除建好、管好、用好档案资料等内容外,要特别注意在管理人员变更时,做好交接工作,防止人员变、资料丢的混乱现象。 

3.件件资料分类入档。档案资料,通常一学期收集整理一次。对所收集的资料,在入档前一定要进行审查整理,认真鉴别,决定取舍,然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋。一般每个部门要建立档案柜,档案袋入柜存放有条件的部门,即档案非常重要而且档案量大的部门如教务处、总务处等要建立档案室。等到一学期或一学年工作完结时,把档案完整地移交档案馆。档案室除放置档案柜存放文书资料等档案袋外,还要陈列、存放本部门保存下来的有价值的珍贵实物(如奖旗、奖杯、奖匾、奖品等)和其他不能入袋的资料。 

4.事事处处注意四性即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性,是指跨学年的重要事件,如教改实验课题,一般都不是一个学年能够完成的,周期较长,一轮实验要延续几年、十几年,对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告,以及其他有关资料,或二轮、三轮的实验资料,都要注意连续性;完整性,是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾,善始善终,防止有部署没检查 ,有计划没总结;系统性,是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项,便于查找资料,发挥档案 资料对学校工作的指导作用;价值性,是指对收集起来的资料,要严肃认真地审查整理,对那些没有教育价值 、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档,可另作处理。档案资料不能兼收并蓄,把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里。即使入档的资料,也要标明保存期--永久长期,或若干年” 。 

总之,建立健全民办学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高教育教学质量只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能全面体现出学校成绩,办特色办出水平。

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