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民办高校基建档案的管理现状
  审核人:

 

 

西安外事学院    董金玲

[摘要] 民办高校基建档案是民办高校档案的重要组成部分,它是高校发展过程中有形物质的历史记录。本文结合自身工作经验,综合分析了民办高校基建档案管理存在的问题,并针对问题提出了解决办法,希望为民办高校基建档案管理工作提供借鉴。

[关键词] 民办高校  基建档案 问题 解决办法

 

   基建档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成、投产(使用)全过程中形成的,应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出,可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产、准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

基建档案也是民办高校各类档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,对以后的改建、扩建、维修等管理工作提供了可靠的依据。近年来,民办高校建设进入了一个快速发展阶段,校园建设项目也进一步得到大量的扩建,同时也就产生了大量的基建档案。民办高校基建档案管理工作如何适应民办高校的快速发展,是民办高校管理层和档案工作者值得思考的问题。

一、民办高校基建档案管理存在的问题

在民办院校建设初期,学校的教学楼、办公楼、宿舍楼基本都是以租赁形式存在,没有自己建设的项目,因此也就不存在基建档案。随着民办院校的发展和扩招,学校就会相应的建设新的教学楼、宿舍楼等,这样就会产生大量的基建档案。此时,民办院校的管理也正处于摸索和建设阶段,对基建档案的重视程度也不够,因此在基建档案管理过程中也就产生了诸多问题,亟待解决。

1. 重视不够,归档意识不强。在民办院校建设初期,学校形成的各种文件材料,由各个部门自己简单保管,还不能形成档案,只能说是文件的简单保管。随着学校的发展,有的由校办指定一个人专门管理,有的成立了档案室,但这也只是对行政档案、教学档案、会计档案等比较重视,而常常忽视了基建档案的收集、归档和管理,这也就影响了基建档案人员档案意识淡薄,忽视了对档案资料的随时收集工作,为基建档案的后期工作带来了很大的难度。

2. 归档材料不齐全。一个建设项目一般涉及的单位比较广,专业技术性强。又由于基建档案的文书人员对建设项目整个过程缺乏系统的了解,就造成对基建档案资料收集不全,归档不及时,部分档案资料流失;另一方面,要把分散在多个单位的资料都要收集齐全,而有的上交部门对档案材料没有系统的整理,有什么交什么,基建档案的文书人员只能交什么接收什么。这样就严重影响了基建档案的系统性和完整性。

3. 基建档案信息化建设程度低。民办院校的基建档案仍然是以纸制档案为主,缺乏相应的电子档案。而基建过程中的各种文件、图纸等除了纸制的外都还有相应的电子文本,而这些仍然留在电子制作单位或制作人手中,当纸制档案丢失、残缺、破损等情况时,很难找到原始依据,这给档案的再利用带来了很大的困难。另一方面,民办院校对档案的数字化和信息化建设重视程度不高,所以也就阻碍了基建档案的信息化建设进程。

4. 机构设置和人员变动频繁。由于民办院的机构设置和人员变动比较灵活,这对档案的管理也起到了一定的不利作用。民办院校会随着学校的发展成立基建部门,所形成的基建档案也就由基建部门管理,但随着学校的发展不再需要搞建设项目时,就会相应的撤销基建部门,而放在基建部门的档案就会转交给后勤维修部门,几经转手,就会导致档案材料的部分丢失、破损,造成不应有的损失。另一方面,民办院校的人员流动也比较大,这对档案的管理也带来了一定的难度。

二、民办高校基建档案管理存在问题的解决方法

综合以上存在的问题,结合自己从事基建档案管理方面的工作经验,建议从以下几个方面解决民办高校基建档案管理存在的问题。

1. 加强基建档案的管理意识。做好基建档案工作,首先应从思想上高度重视基建档案工作。这就要求学校要从上到下,从学校的主管基建的领导到工程管理人员和基建档案管理人员必须重视起来,应进一步加强学习档案及基建档案有关的政策法规和业务知识,增强档案意识。基建档案管理人员有了良好的档案意识,才能在具体的管理工作中及时收集、整理、保管好档案,才能与工程管理人员及时沟通、互相配合,使基建档案更加及时、完整、准确的归档。

2. 健全基建档案管理制度。常言道:“无规矩不成方圆”。所以要做好基建档案的管理工作,必须健全管理制度。从学校层面来说,需要学校制定严谨、科学、完善配套的基建档案工作规章制度。而基建项目涉及的单位比较多,工期也比较长,从工程立项开始就要收集相关资料直到工程验收投入使用之后,需要一个很长的时间,所以需要档案馆和基建处应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管利用的管理职责等各项规章制度,做到有章可循、有据可依、照章办事。

3. 加强基建档案的数字化建设。在计算机和网络技术飞速发展的时代,为建立档案的数字化信息管理奠定了结实的基础。通过建立系统的档案软件管理,将现有的基建档案进行数字信息化,实现数字化查阅和备份,能大幅度的提高管理、查阅和利用效率,而且也有效地避免档案资料的损坏和丢失。同时,把档案管理从繁琐的手工劳动中解放出来,也提高了工作效率。

4. 提高基建档案管理人员业务水平。基建档案管理工作是一项专业性很强的工作,它即需要档案管理方面的专业知识,也需要基建管理方面的知识。所以要求专(兼)职档案管理人员一方面既要尽可能多的参加一些档案或基建档案方面的专业知识培训、业务学习和参观交流活动等,不断提高业务知识水平,熟练掌握先进的管理方法;另一方面专(兼)职档案管理人员还应熟悉计算机办公、网络方面的操作和档案软件系统的应用,尽快提高自身的素质成为合格的档案管理者。

基建档案是民办高校基建档案工作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据,所以我们必须完整、系统、安全地保管好基建档案、并且不断地提高我们的业务水平和服务质量,为学校发展做出应有的贡献。

 

参考文献:

[1] 程靖.高校基建档案管理问题与对策[J]. 广西经济管理干部学院学报,2013,(3).

[2] 陈秀.浅议高校基建档案管理工作[J]. 档案天地,2013,(3).

[3] 徐荣靖.高校基建档案管理存在的问题分析与对策建议[J].兰台世界,2013,(29).

[4] 文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报,2007,(2).

 

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