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规范学生档案管理 加强学生档案意识
  审核人:

西安外事学院    董金玲

 

[摘要] 高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分,它是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拨、任用、考核的主要依据。在高校毕业生就业的新形势下,规范高校学生档案管理,充分发挥学生档案的作用,加强大学生档案意识,对大学生的就业起着非常重要的作用。

[关键词] 学生档案管理   学生档案意识  现状  办法

高校学生档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拨、任用、考核的主要依据,也是组成干部人事档案的重要基础。它主要包括学生的高中高考档案、新生登记表、学籍表、毕业生登记表、学年鉴定表、党团材料、奖惩材料等等。在高校毕业生就业的新形势下,规范高校学生档案管理,充分发挥学生档案的作用,加强大学生档案意识,对大学生的就业起着非常重要的作用。

一、 学生档案管理存在的问题和解决的办法

1. 学生档案管理归口众多,不统一。笔者通过各种途径了解到,学生档案管理仍存在多种管理模式,有的归口档案部门管理,有的归口学生管理部门,有的归口各二级学院管理,有的归口就业管理部门管理,有的归口教学管理部门管理。总之,学生档案管理归口众多,这就导致了管理水平层次不齐,大大影响了学生档案管理的规范化、专业化。

为了使学生档案管理规范化,国家教育部27号令《高等学校档案管理办法》首次将学生档案单独设类纳入归档范围,并明确规定学生档案由学校档案部门(学校档案馆或档案室)统一负责管理。这就给学生档案管理有了一定的管理依据和法宝,所以各个学校应依据此办法,将学生档案归口档案管理部门管理,并制定详细的《学生档案管理办法》,这样能使学生档案管理更加规范化。

2. 学生档案内容陈旧。长期以来,高校学生档案的归档范围是一成不变的老内容,如录取通知书、入学登记表、学籍表、党团材料、毕业生登记表、报到证存根等资料,这些材料既不能全面反映学生的综合素质,也不能满足用人单位的需求,这就造成了学生档案利用的局限性。我们要打破这种局面,就要从学生档案的内容上入手,冲破传统,增加新的内容。

各个高校在培养学生方面除了完成规定的培养目标外,还有自己在学生的素质教育、技能培训、创业培训等独特的培养方式。与之相适应,也就出现了一些新的档案材料,如大学生社会实践材料、大学生能力、技能竞赛材料、大学生创业资料、大学生心理测试成绩、大学生英语四、六级证书等等,这些资料能反映大学生德、智、体、美、劳全面素质发展的情况,为用人单位也提供了很好的参考材料。

3. 学生档案管理手段落后。近年来,随着高校的扩招,学生数量也迅速的在增加,学生档案的数量也随之增加。但目前,大部分高校的学生档案还处于手工操作阶段,还处于纸质状态的管理,即使具备了计算机,也未真正实现档案的信息化、数字化管理。在网络化的时代,这种落后的管理手段就阻碍了就业单位及时了解毕业生信息的渠道。

现在,档案管理的方向都向着数字化方面发展,学生档案也不例外。所以,我们应从学生入校开始就建立两种形式即电子和纸质并存的档案。学生毕业后,纸质档案就随着学生进入到了用人单位,而电子档案则可以永久的保存在学校,便与学校掌握毕业生的详细信息,也为毕业生回校查阅档案提供了方便。

二、 大学生对档案认识的状况和加强的途径

1. 大学生对档案认知程度低。高校学生的档案意识是指大学生对档案性质和价值的认识,对档案工作地位和作用的认识。笔者通过了解,绝大部分学生对档案的认识程度比较低,利用档案的意识低。他们仍受传统思想的影响,觉得档案具有神秘感、保密论,错误的认为档案是学校和老师的事,与自己无关。这样的思想就阻碍了他们去涉足和了解档案这个领域。

为了提高大学生的档案意识,首先,加强《档案法》的宣传,掌握相关的档案法律知识,增强学生的档案法制意识;其次,加强档案知识的宣传,使学生了解档案,关注档案;再次,让学生参观档案馆、校史馆或展出本校优秀的名人档案,激起学生对档案的兴趣;最后,制作档案知识指南,让学生了解自己的档案包括哪些内容、个人档案的用途、如何利用档案等信息,使学生了解和重视档案,自觉地养成档案意识的习惯。

2. 个人档案的无用论。大学生毕业后,有的不一定马上就业;有的就业后,就业单位不能够接收档案,或者不愿意接收;还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在此单位工作等等。再加上主观上对档案的不重视,所以,每年越来越多的毕业生对档案随意处置,或放在学校置之不理;或自己拿着,变成无法接收的“口袋档案”;或转到人才交流中心,再也不闻不问;更有甚者,档案不知去向。这就为以后的工作、生活带来了诸多不便和麻烦。

为了消除这种个人档案的无用论,首先,在大学生入学教育中,就应增加档案相关知识、法律法规的学习,让学生对档案有一个初步的了解。再通过建立新生档案的过程中,让学生了解建立档案的基本要求。其次,有条件的学校通过开设有关档案管理的公共选修课程,全面系统地向大学生介绍档案理论知识,从而提高档案认知度,增强档案意识;再次,举办与校史、优秀校友、重大活动等相关的展览,以典型事例介绍档案与各个方面的关联性;最后,在学生即将毕业时,通过讲座、宣传单或互联网等方式,向学生宣传个人档案在以后的工作、生活中的作用,如养老金的领取,转正定级,职称评定,考研、考公务员、出国、升学、结婚等等的影响。

总之,加强高校学生档案的规范化管理、数字化管理,对学校的档案工作,对学生的未来都有着非常重要的意义。高校学生的档案意识提高不是立竿见影的,是长期的贯穿于大学的整个学习过程中,并采用多种方式加以教育和指导,才能提到更大的作用。

 

参考文献

[1]何素.当前高校学生档案管理存在的问题与对策[J].福建教育学报,2010(1):117-119.

[2]夏慧.高校学生档案管理现状与对策思考[J].肇庆学院学报,2013(1):76-78.

[3]贾玲丹.高校学生档案意识心理探析[J].科技情报开发与经济,2011(15):147-148.

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