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关于2016年度归档工作安排的通知
  审核人:

 各部、各学院、独立教学单位:

为做好学校2016年度各类档案的归档工作,保证档案材料的完整性、连续性,实现档案管理的制度化和规范化,充分发挥档案资源为学校教学、科研和管理等工作服务的职能,同时根据档案工作安排,现将2016年度归档工作的有关事项通知如下:

一、 归档期限

201611日至1231

二、归档范围

学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文字材料(计划、总结、合同、协议、统计报表、制度汇编、会议材料、领导讲话、外事交流等)、图表、照片、实物(集体荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、字画)等均应归档,各部门文件材料归档范围请参照《西安外事学院档案归档范围与保管期限(修订版)》的相关内容。

三、归档要求

1. 经上级机关明确要求由本部门办理的各项活动所形成的文件材料必须完整移交。部门工作中仍需使用的,可留复印件备用;学校普发性的文件由党政办负责整理移交,各部门不再移交。

2.整理、移交的文件材料必须保持系统性、完整性,文件阅办单、正文和附件必须一并收集整理,签发手续完备、印章齐全。纸质档案和电子档案需同时移交,电子档案题名应与移交纸质档案题名保持一致。

3.移交清单(一式两份、见附件1)需用excel表格按要求认真填写,并由所在部门负责人签字、加盖部门印章。移交清单的电子版和纸质版一并交档案馆存档。

4.根据教育厅档案管理工作要求,各部门需认真填写归档工作考核标准表(见附件2)并由所在部门负责人签字、加盖部门印章后交档案馆存档。

5 各部门兼职档案员应认真整理,确保在规定时间内完成。

四、档案移交时间

部门

移交时间

部门

移交时间

安全保卫办公室

3月27日上午

人力资源管理办公室

3月27上午

会计、学生服务中心

3月27日下午

财务管理办公室

3月27日下午

审计办公室

3月27日下午

资产管理办公室

3月27日下午

学生教育办公室

3月28日上午

教学管理办公室

3月28日上午

招生办

3月28日下午

就业指导中心

3月28日下午

科研管理办公室

3月29日上午

信息化建设办公室

3月29日上午

团委

3月29日下午

思想政治教研部

3月29日下午

校友会

3月30日上午

七方教育研究所

3月30日上午

宣传策划办公室

3月30日下午

后勤保障办公室

3月30日下午

基建办公室

3月31日上午

教师发展中心、督导

3月31日上午

体育部

3月31日下午

职业技能鉴定站

3月31日下午

大学生心理健康教育中心

4月5日上午

图书馆

4月5日上午

文学院

4月5日下午

商学院

4月5日下午

医学院

4月6日上午

创业学院

4月6日上午

应用技术(技工)学院

4月6日下午

继续教育学院

4月6日下午

影视艺术学院

4月7日上午

七方书院

4月7日上午

国际合作学院(国际交流中心)

4月7日下午

信息与网络学院(现代技术教育中心)

4月7日下午

党政办

(校办 党委 工会)

4月10日上午

招标办公室

4月10日上午

 

 

联系人: 董金玲

 

 

附件1 西安外事学院2016年度档案移交清单

附件2 西安外事学院归档工作考核标准表

 

档案馆

0一七年三月一日

 

附件【附件1:西安外事学院档案移交清单.xlsx已下载
附件【附件2:西安外事学院归档工作考核表.docx已下载
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