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关于开展2017年度归档工作安排的通知
  审核人:

 

各部、各学院、独立教学单位:

为做好学校2017年度各类档案的归档工作,保证档案材料的完整性、连续性,实现档案管理的制度化和规范化,充分发挥档案资源为学校教学、科研和管理等工作服务的职能,同时根据档案工作安排,现将2017年度归档工作的有关事项通知如下:

一、归档期限

2017年1月1日至12月31日。

二、归档范围

党群类(DQ):党政办公室、党委组织部、学生管理办公室、纪委办公室、宣传策划办公室、工会、团委、大学生心理健康中心、各党总支和党支部

行政类(XZ):全校各部门

教学类(JX):党政办、教学管理办公室、学生管理办公室、招办、后勤(教材)、各学院、独立教学单位

科研类(KY):党政办、科研管理办公室

基建类(JJ):党政办、基建办、审计办

外事类(WS):党政办、国际合作学院(国际交流中心)

仪器设备类(SB):党政办、有仪器设备的相关部门

财会类(CK):党政办、财务部门(只提供归档目录)

出版类(CB):七方教育研究院、有出版书籍的相关部门

具体内容见附件3。

三、归档要求

1. 经上级机关明确要求由本部门办理的各项活动所形成的文件材料必须完整移交。部门工作中仍需使用的,可留复印件备用;学校普发性的文件由党政办负责整理移交,各部门不再移交。

2. 严把质量关,文件材料用纸应规范,两个部门以上联合发文印章必须齐全,签订的合同双方印章必须齐全,文件必须有落款日期。各部门兼职档案员在档案移交前应对本部门归档材料进行一次全面自查。

3. 整理、移交的文件材料必须保持系统性、完整性,纸质文件材料应为原件(移交复印件应注明原件去向);上级来文与阅办单并存,本校文件与阅办单、定稿并存,正文与附件并存。实行纸质档案和电子档案双套归档制,两者内容(文件名等)必须保持一致。

4. 移交清单一式两份(见附件1)和归档考核标准一份(见附件2),由所在部门负责人签字,与档案一并由兼职档案员交于档案管理中心。

四、档案移交时间

部门

移交时间

部门

移交时间

     党政办

4月2日上午

     工会

4月2日下午

党委(组织部)

4月3日上午

人力资源管理办公室

4月3日下午

  财务管理办公室

4月4日上午

资产管理办公室

4月4日上午

教学管理办公室

4月4日下午

学生教育办公室

4月8日上午

就业指导中心

4月8日上午

招生办公室

4月8日下午

大学生心理健康中心

4月9日上午

信息化建设办公室

4月9日下午

团委

4月10日上午

思想政治教研部

4月10日下午

科研管理办公室

4月11日上午

七方教育研究院

期刊编辑部

4月11日下午

宣传策划办公室

4月12日上午

后勤保障办公室

4月12日下午

基建办公室

4月13日上午

国际合作学院(国际交流中心)

4月13日下午

教学督导室

教师发展中心

质量评价中心

4月16日上午

职业技能鉴定站

4月17日下午

  体育运动中心

4月18日上午

招标办公室

4月18日下午

(原)应用技术学院技工学校

4月19日上午

(原)工学院(现代技术教育中心

4月19日下午

继续教育学院

4月20日上午

商学院

4月20日下午

(原)文学院

4月23日上午

(原)影视学院

4月23日下午

七方书院

4月24日上

校友会

4月24日下午

    图书馆

4月25日上午

纪委/审计办公室

4月25日下

医学院

4月26日上午

创业学院

4月26日下午

联系人:王玉梅   董金玲           电话:88751134

附件1: 西安外事学院档案移交清单

附件2: 西安外事学院归档工作考核标准

附件3: 西安外事学院档案归档范围与保管期限

                                                 档案管理中心

                                                 2018年3月13日

附件【附件2:西安外事学院归档工作考核表.docx已下载
附件【附件1:西安外事学院档案移交清单.xlsx已下载
附件【附件3:西安外事学院档案归档范围及保管期限.xlsx已下载
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