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关于移交2018级学生档案资料的通知
  审核人:

各学院:

根据工作安排,档案管理中心近期将接收2018级学生档案资料,需各学院提前做好学生档案资料的收集、整理等准备工作。现将学生档案移交有关事项通知如下:

   一、移交对象

2018级学生:统招本科、统招专科、统招五年制大专、统招专升本、成教学生。

  二、移交材料

统招本科、统招专科学生移交资料为:入学通知书、学生登记表、学生体检表、军训证复印件、身份证复印件、入学原始档案、入团志愿书、转专业材料。

五年制大专学生移交资料为:入学通知书、学生登记表、学生体检表、军训证复印件、身份证复印件、中专档案、入团愿志书。

专升本学生移交资料为:入学通知书、学生登记表、学生体检表、专科档案。

成教学生移交资料为:入学通知书、学生登记表、学生体检表、军训证复印件、身份证复印件、入团志愿书。

  三、移交要求

  1.学生所有档案材料,包括档案袋封面必须用黑色签字笔填写,字迹工整、袋面整洁、不能出现抹、刮、擦等现象,填写的内容必须真实、完整。

  2.移交的所有材料要求完整,不能缺项,并做好标识,对已交的资料在移交清单上画“√”,在档案袋上画“1”。

  3.学生登记表纸质版需移交两份,一份放入学生档案袋中。一份以班级为单位按学号由小到大进行排序,并用黑色签字笔每页做好页码标记,页码统一写在每页的右下角,并做好封面和目录(详见附件1),封面上需加盖二级院公章,并用针线在左侧三孔进行装订,如二级院没有装订工具的,届时也可以拿到档案馆进行装订。

  4.专升本学生需提交专科阶段档案,如专科是本校的学生,且专科档案未领取,辅导员只需在移交清单备注处注明该生专科信息即可。(专业、班级、学号)

  5.统招五年制大专的学生还需提交中专档案,中专档案请到北教学区中专部领取。

  6.入学原始档案(学生自带的各地招办或学校已经封口的档案)严禁拆口。入学原始档案如有各省份邮寄到本校的,请与学校招办联系。

  7.本次未交的资料后期由辅导员负责催收,并将所缺资料收集后统一进行补交,确保学生档案资料的完整性,补交资料时需带上档案移交清单。档案馆不接收学生个人前来补交的档案资料工作。

  8.档案移交清单需交纸质和电子版两种形式。移交清单以班级为单位编制,按学号从小到大顺序排列,如有转专业的学生,需填写完整的学号。移交清单请在档案管理中心网站自行下载。(学生学号、姓名统一设为小四号,宋体)

  9.电子版档案移交清单在移交学生档案之前,各学院负责人将本院移交清单收集后统一按年级、专业、班级进行整理并发送至档案管理中心邮箱(电子版名单应与纸质清单顺序一致)。

  10.纸质移交清单中的所有信息需电子录入后再打印,不能手写,每页必须有表头。在移交资料时一并带至档案管理中心。

  11.档案移交具体安排:详见附件2。

望各二级学院接到通知后能尽快组织、安排档案移交相关事项,以确保学生档案按时移交。

 

附件1:学生登记表目录、封面样表

附件2:学生档案具体时间安排表

 

咨询电话:88751134 联系人:张静、韩萍

接收材料邮箱:dag88751291@163.com。

档案管理中心地址:南区图书馆三楼学生档案室

 

附件【附件2:2018级学生档案具体移交时间安排表.doc已下载
附件【附件1:学生登记表目录、封面样表.xls已下载
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